• Was ist der Unterschied zwischen einer Benutzer- und einer Systemansicht?
• Wie stellt man eine Benutzeransicht allen anderen Benutzern zur Verfügung?
• Benutzeransichten in ein neues Projekt übernehmen.

• Wie kann ich im Text auf andere Daten verweisen?
• Auf welche Datenarten kann ich Textverweise aufbauen?
• Wie kann ich den vorgegebenen Text des Hyperlinks verändern?

• Wie erhalte ich eine textuelle Übersicht über erfasste Dokumente, Themen und Erwiderungen?
• Ein Dokument erscheint nicht in der Textvorschau ...

• Was passiert, wenn zwei Benutzer unter der gleichen Kennung arbeiten?

Das System dokuMeter speichert alle Ansichten in der Datenbanktabelle xLayouts. Die Systemansichten können als Grundlage persönlicher Ansichten verwendet werden. Eine Systemansicht kann selbst aber nicht verändert werden. Jeder Benutzer kann lesend auf alle Systemansichten sowie lesend und schreibend auf seine persönlichen Ansichten zugreifen. Das System dokuMeter speichert alle Ansichten in der Datenbanktabelle xLayouts. Als SuperUser öffnen Sie die Tabelle xLayouts. Einen besseren Überblick erhalten Sie, wenn Sie die Liste nach Pfad sortieren. Jedes Werkzeugfenster hat einen eindeutigen Eintrag in diesem Feld. Für Ansichten des Filterfenster ist dies z.B. "Tf_iBoardFilter". Suchen Sie in der Liste der Datensätze nach der entsprechenden Ansicht. Überschreiben Sie im Feld User den vorhandenen Wert durch "--". Nach einem von dokuMeter steht die Ansicht allen Benutzern als Systemansicht zur Verfügung.

Öffnen Sie Ihr bestehendes Projekt, welches die zu exportierende Ansicht enthält. Im Ansichten-Menü können Sie über den Menüpunkt Ansicht exportieren Ihre Benutzeransicht in eine externe Datei exportieren. Öffnen Sie anschließend Ihr neues Projekt und wählen Sie Ansicht importieren. Navigieren Sie im Dateidialog zu der im ersten Schritt erzeugten Datei und klicken Sie auf öffnen.

Angenommen, Sie möchten im Text des Themas 7 auf das Dokument 25 verweisen, dann öffnen Sie Thema 7 und schreiben an der gewünschten Position "d25". Wenn Sie jetzt die Taste F3 drücken, erstellt dokuMeter, sofern der Dokumenten-Datensatz 25 existiert, einen Hyperlink "[siehe Dokument 25]" auf den gewünschten Datensatz.

Jeder Datenart entspricht ein Einbuchstaben-Kürzel : Dokumente "D", Anschriften "A", Kontakte "K", Anlagen "L", Schlüsselwörter "S", Themen "T" und Erwiderungen "E", d.h. ein Hyperlink auf Kontakt 35 erstellt man durch Eingabe von "k35" gefolgt von einem Druck auf Taste F3.

Der Standardtext eines Hyperlinks (z.B. "siehe Kontakt 35") ist umschlossen von eckigen Klammern. Den Text zwischen den Klammern können Sie beliebig austauschen. Wenn Sie jedoch die Klammern entfernen, löschen Sie implizit auch den Verweis. Diesen können Sie manuell nicht rekonstruieren. Löschen Sie stattdessen den gesamten Resttext und erstellen Sie gegebenenfalls einen neuen Verweis.

Wenn das aktuelle Formular die Datenart "Dokumente" anzeigt, haben Sie die Möglichkeit, den Inhalt der Dokumente sowie die verknüpften Themen und Erwiderungen in einer Vorschau anzusehen. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste auf Vorschau. Je nach Vorlage erscheinen im Vorschaufenster Hyperlinks auf die zugrunde liegenden Daten. Klicken Sie auf einen Hyperlink, so öffnet sich das entsprechende Formular mit dem ausgewählten Datensatz und Sie können diesen überarbeiten. Haben Sie einen Datensatz überarbeit, können Sie die Vorschau durch Druck auf die Taste F5 aktualisieren.

Die Standardvorlagen im Vorschaufenster setzen voraus, dass der Benutzer zu jedem Dokument eine Kategorie vergeben hat.

Arbeiten zwei Benutzer unter der gleichen Kennung, teilen Sich diese ebenfalls die Zwischenablage, d.h. markiert der eine Benutzer zwei Verknüpfungen, der zweite Benutzer ebenfalls zwei Verknüpfungen, so liegen für anschließende Einfüge-, Kopier- oder Löschaktionen vier Verknüpfungen in der Zwischenablage. Insofern ist darauf zu achten, dass unterschiedliche Benutzer auch unter verschiedenen Kennungen arbeiten.